Kanselarij-instructies - een reeks regels en voorschriften die bepalen hoe er moet worden omgegaan met een document dat binnenkomt in het kantoor of de organisatie-eenheid van een onderneming (procedure voor het verspreiden van documenten in het openbaar bestuur).
Deze standaard definieert in de eerste plaats het kantoorsysteem dat van toepassing is op een bepaald kantoor of een bepaalde onderneming, de circulatie van documenten (brieven), de manier van registratie van zaken, de manier waarop zaken worden afgehandeld en de behandeling van documentatie van voltooide zaken (archivering). De kantoorinstructie specificeert ook de sjablonen van formulieren en stempels die in een bepaalde organisatie-eenheid worden gebruikt.
Verplichting om kantoorinstructies te gebruiken
Alle organisatorische eenheden van de staat en de lokale overheid die archiefmateriaal produceren, moeten een kantoorinstructie hebben en toepassen. Het kan worden ontwikkeld door hoogste en centrale instanties voor alle organisatie-eenheden van een specifieke overheidsdienst of alleen door organisatie-eenheden die zelf geïnteresseerd zijn in de uitvoering ervan. De kantoorinstructies zijn gespecificeerd in de verordening van de premier van 18 januari 2011 - voor commune-instellingen en intercommunale verenigingen, poviat-instanties, provinciale zelfbestuursorganen en gecombineerde overheidsinstanties in de woiwodschap, evenals kantoren die deze instanties bedienen. Voor andere entiteiten - die niet onder de verordening vallen - zijn de kanselarijinstructies, na voorafgaande toestemming met het desbetreffende Rijksarchief, krachtens de Archiefwet onderworpen aan goedkeuring door de hoofddirecteur van het Rijksarchief via de directeur van het desbetreffende Rijksarchief. Het doel van het overeenkomen en goedkeuren ervan is ervoor te zorgen dat de opkomende bestanden naar behoren groeien, in overeenstemming met de toepasselijke archiefregels. Niet-statelijke entiteiten hoeven geen kantoorinstructie te hebben, maar als ze er een willen maken, kunnen ze het staatsarchief of de Vereniging van Poolse archivarissen raadplegen.
