Istruzioni per la cancelleria: un insieme di norme e regolamenti che determinano come trattare un documento che sfocia nell'ufficio o nell'unità organizzativa di un'impresa (procedura di circolazione dei documenti nella pubblica amministrazione).
Questo standard definisce principalmente il sistema di ufficio applicabile a un determinato ufficio o impresa, la circolazione di documenti (lettere), il modo di registrare i casi, il modo in cui i casi vengono gestiti e il trattamento della documentazione dei casi completati (archiviazione). L'istruzione dell'ufficio specifica inoltre i modelli di moduli e timbri utilizzati in una determinata unità organizzativa.
Obbligo di utilizzare le istruzioni dell'ufficio
Tutte le unità organizzative del governo locale e statale che producono materiale d'archivio sono tenute ad avere e applicare un'istruzione di ufficio. Può essere sviluppato da organi centrali e supremi per tutte le unità organizzative di uno specifico dipartimento della pubblica amministrazione o solo da unità organizzative interessate alla loro attuazione. Le istruzioni per l'ufficio sono specificate nel regolamento del Primo Ministro del 18 gennaio 2011 - per gli organi comuni e le associazioni intercomunali, gli organismi poviat, gli organismi di autogoverno del voivodato e gli organi di amministrazione del governo integrati nel voivodato, nonché gli uffici a servizio di tali organismi. Per le altre entità - non coperte dal Regolamento - le istruzioni della cancelleria, previo accordo con gli Archivi di Stato appropriati, ai sensi della Legge sull'Archivio sono soggette all'approvazione del Direttore principale degli Archivi di Stato attraverso il direttore degli Archivi di Stato interessati. Lo scopo di approvarli e approvarli è garantire che i file emergenti crescano correttamente, in conformità con le normative archivistiche applicabili. Le entità non statali non sono tenute ad avere un'istruzione in ufficio, ma se vogliono crearne una, possono consultare gli archivi statali o l'Associazione degli archivisti polacchi.
