Kancellária-utasítások - olyan szabályok és rendeletek összessége, amelyek meghatározzák, hogyan kell kezelni a vállalkozás irodájába vagy szervezeti egységébe beáramló dokumentumot (a közigazgatásban történő dokumentum-forgalmazási eljárás).
Ez a szabvány elsősorban az adott irodára vagy vállalkozásra alkalmazandó irodai rendszert, a dokumentumok (levelek) forgalmazását, az ügyek nyilvántartásának módját, az esetek kezelésének módját, valamint a befejezett ügyek dokumentációjának kezelését (archiválás) határozza meg. Az irodai utasítás meghatározza az adott szervezeti egységben használt űrlap- és bélyegzősablonokat.
Irodai utasítások felhasználásának kötelezettsége
Minden állami és önkormányzati szervezeti egységnek, amely levéltári anyagokat állít elő, rendelkeznie kell és alkalmaznia kell irodai utasításokat. Fejlesztett és központi szervek fejlesztethetik ki egy adott közigazgatási osztály minden szervezeti egységére, vagy csak azokat a szervezeti egységeket, amelyek maguk is érdekli a végrehajtás. A hivatali utasításokat a 2011. január 18-i miniszterelnöki rendelet határozza meg - a községi testületekre és a közösségek közötti szövetségekre, a szovjet testületekre, az önkormányzati önkormányzati testületekre és az vajdaságban működő egyesített kormányzati szervekre, valamint az ezeket a szerveket kiszolgáló irodákra. Más szervezetek esetében - amelyekre a rendelet nem vonatkozik - az irodai utasításokat - a megfelelő Állami Levéltárral történő előzetes egyeztetést követően - az Archívumtörvény alapján az Állami Levéltár Főigazgatója hagyja jóvá az érintett Állami Levéltár igazgatóján keresztül. E megállapodások és jóváhagyások célja annak biztosítása, hogy a kialakuló fájlok megfelelően növekedjenek, az alkalmazandó archívumszabályokkal összhangban. A nem állami szervezetektől nem szükséges hivatali utasítás, de ha létre akarnak hozni, fordulhatnak az állami levéltárhoz vagy a Lengyel Levéltár Szövetségéhez.
