Instructions de la chancellerie - un ensemble de règles et de règlements qui déterminent comment traiter un document qui entre dans le bureau ou l'unité organisationnelle d'une entreprise (procédure de circulation des documents dans l'administration publique).
Cette norme définit principalement le système de bureaux applicable à un bureau ou une entreprise donné, la circulation des documents (lettres), la manière d'enregistrer les cas, la manière de traiter les cas et de traiter la documentation des cas terminés (les archiver). L'instruction de bureau spécifie également les modèles de formulaires et de tampons utilisés dans une unité organisationnelle donnée.
Obligation d'utiliser les instructions du bureau
Toutes les unités organisationnelles des gouvernements étatiques et locaux produisant des documents d'archives doivent avoir et appliquer une instruction de bureau. Il peut être élaboré par les organes suprêmes et centraux pour toutes les unités organisationnelles d'un service spécifique de l'administration publique ou uniquement par les unités organisationnelles elles-mêmes intéressées par leur mise en œuvre. Les instructions du bureau sont précisées dans le règlement du Premier ministre du 18 janvier 2011 - pour les organes communaux et les associations intercommunales, les organes de poviat, les organes d'autonomie gouvernementale de la voïvodie et les organes d'administration gouvernementale combinés de la voïvodie, ainsi que les bureaux desservant ces organes. Pour les autres entités - non couvertes par le règlement - les instructions du bureau, après accord préalable avec les archives d'État compétentes, en vertu de la loi sur les archives sont soumises à l'approbation du directeur en chef des archives d'État par l'intermédiaire du directeur des archives d'État concernées. Le but de les approuver et de les approuver est de s'assurer que les fichiers émergents se développent correctement, conformément aux réglementations d'archivage applicables. Les entités non étatiques ne sont pas tenues d'avoir une instruction de bureau, mais si elles souhaitent en créer une, elles peuvent consulter les archives de l'État ou l'Association des archivistes polonais.
