Instrucciones de cancillería: un conjunto de reglas y regulaciones que determinan cómo tratar un documento que fluye a la oficina o unidad organizativa de una empresa (procedimiento de circulación de documentos en la administración pública).
Esta norma define principalmente el sistema de oficina aplicable a una oficina o empresa determinada, la circulación de documentos (cartas), la forma de registrar casos, la forma de tratar casos y manejar la documentación de casos completados (archivarlos). La instrucción de la oficina también especifica las plantillas de formularios y sellos utilizados en una determinada unidad organizativa.
Obligación de usar las instrucciones de la oficina
Se requiere que todas las unidades organizativas del gobierno estatal y local que producen materiales de archivo tengan y apliquen una instrucción de oficina. Puede ser desarrollado por organismos supremos y centrales para todas las unidades organizativas de un departamento de administración pública específico o solo por unidades organizativas interesadas en su implementación. Las instrucciones de la oficina se especifican en el Reglamento del Primer Ministro del 18 de enero de 2011: para los organismos comunales y las asociaciones intercomunitarias, los organismos de poviat, los organismos autónomos de voivodía y los organismos de administración gubernamental integrados en la voivodía, así como las oficinas que prestan servicios a estos organismos. Para otras entidades, no cubiertas por el Reglamento, las instrucciones de la cancillería, después de un acuerdo previo con los archivos estatales correspondientes, de conformidad con la Ley de archivos están sujetas a la aprobación del director jefe de archivos estatales a través del director de los archivos estatales pertinentes. El propósito de aceptarlos y aprobarlos es garantizar que los archivos emergentes crezcan correctamente, de acuerdo con las regulaciones de archivo aplicables. Las entidades no estatales no están obligadas a tener una instrucción de oficina, pero si quieren crear una, pueden consultar los archivos estatales o la Asociación de Archiveros Polacos.
