Kanzleranweisungen - eine Reihe von Regeln und Vorschriften, die festlegen, wie mit einem Dokument umgegangen werden soll, das in das Büro oder die Organisationseinheit eines Unternehmens fließt (Verfahren zur Verbreitung von Dokumenten in der öffentlichen Verwaltung).
Diese Norm definiert in erster Linie das für ein bestimmtes Büro oder Unternehmen geltende Bürosystem, die Verbreitung von Dokumenten (Briefen), die Art und Weise der Registrierung von Fällen, die Art und Weise, wie Fälle behandelt werden, und die Behandlung der Dokumentation abgeschlossener Fälle (Archivierung). In der Büroanweisung werden auch die Vorlagen für Formulare und Stempel angegeben, die in einer bestimmten Organisationseinheit verwendet werden.
Verpflichtung zur Verwendung von Büroanweisungen
Alle staatlichen und lokalen Organisationseinheiten, die Archivmaterial herstellen, müssen über eine Büroanweisung verfügen und diese anwenden. Es kann von obersten und zentralen Stellen für alle Organisationseinheiten einer bestimmten Abteilung der öffentlichen Verwaltung oder nur von Organisationseinheiten entwickelt werden, die selbst an ihrer Umsetzung interessiert sind. Die Anweisungen für das Amt sind in der Verordnung des Premierministers vom 18. Januar 2011 festgelegt - für Gemeindeorgane und interkommunale Vereinigungen, Poviat-Gremien, Selbstverwaltungsorgane der Woiwodschaft und kombinierte Regierungsverwaltungsorgane in der Woiwodschaft sowie Büros, die diese Organe bedienen. Für andere Einrichtungen, die nicht unter die Verordnung fallen, müssen die Anweisungen der Kanzlei nach vorheriger Absprache mit dem zuständigen Staatsarchiv nach dem Archivgesetz vom Hauptdirektor des Staatsarchivs durch den Direktor des jeweiligen Staatsarchivs genehmigt werden. Der Zweck der Zustimmung und Genehmigung besteht darin, sicherzustellen, dass die aufkommenden Dateien gemäß den geltenden Archivierungsbestimmungen ordnungsgemäß wachsen. Nichtstaatliche Stellen benötigen keine Büroanweisung, aber wenn sie eine erstellen möchten, können sie das Staatsarchiv oder den Verband der polnischen Archivare konsultieren.
